Расходы в командировке

Какие расходы считать командировочными? Можно ли платить корпоративной картой в командировке?
Расходы на такси в командировке подлежат учету только при правильном документальном оформлении
Предположим, директор компании решил слетать в Германию на конференцию по стратегическому планированию, в командировку. Какие же расходы считать командировочными?

1. Суточные

Ну, конечно. Командированным сотрудникам полагаются суточные за каждый календарный день командировки.

В каком размере?

Размер суточных устанавливается компанией самостоятельно в локальных нормативных документах. Кажется, неплохо, но тут подвох...

В нашей стране установлены нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ (13%) и страховыми взносами (30%):
- за каждый день командировки по России - 700 руб.;
- за каждый день загранкомандировки - 2500 руб.

Это значит, что если установите размер суточных по загранкомандировке, например, 3000 руб., то с суммы 500 руб. придется уплатить НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%) за каждый день командировки.

2. Расходы на проезд

К командировочным расходам относят расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Что это за расходы?

Это расходы на авиа и ж/д билеты, использование аэроэкспресса, такси, арендованного авто. При этом расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Правила компенсаций пропишите в локальном нормативном документе.

Для подтверждения перелета или проезда на поезде достаточным будет маршрутной квитанции/электронного билета и посадочных талонов.

Спорные расходы на такси согласно последней практике учитываются в целях налога на прибыль. При этом расходы на такси принимаются от дома до аэропорта (обратно) и во время командировки. Однако тут важны документы, подтверждающие такие расходы. Расходы на такси подтверждаются кассовым чеком или квитанцией, являющейся бланком строгой отчетности (далее - БСО). Законодательно установлены требования к тому, как должен выглядеть БСО.

3. Расходы на жилье

Расходы на наем жилого помещения в командировке подлежат оплате. При этом снять жилье можно как в гостинице, так и арендовать квартиру через специализированные сайты. Такие расходы, в том числе с учетом коммунальных платежей, будут командировочными (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, на спа комплексы и т.д.).

Такие расходы должны быть документально подтверждены. Например, в гостинице - БСО или кассовым чеком, в арендованной квартире - договором найма квартиры и документом об оплате.

4. Другие обоснованные расходы

Например, расходы на оформление визы, на страховку, расходы на упаковку багажа и пр.

При направлении работника в командировку гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой, в том числе расходов по проезду до места назначения и обратно, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя (статьи 167 и 168 ТК РФ). Возмещение иных расходов осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и в размерах, установленных в локальном нормативном документе.

Таким образом, пропишите эти иные расходы в коллективном договоре, не забывайте брать чеки и квитанции, и проблем с учетом не будет.

Чего стоит избегать?

- Документально неподтвержденных расходов. При компенсации работнику такие расходы будут облагаться НДФЛ (13%) и страховыми взносами (30%).

- Расходы на питание. Питание компенсируется размером суточных. Поэтому, если в счете гостиницы стоимость питания выделена отдельной строкой, питание будет облагаться НДФЛ (13%) и страховыми взносами (30%).


Можно ли использовать корпоративную карту в командировке?

Да, можно.

При оплате корпоративной картой средства, списанные со счета, считаются выданными работнику под отчет. Соответственно, за каждый расход по приезду из командировки работник должен отчитаться путем предоставления авансового отчета не позднее 3 дней со дня возвращения из командировки.


Будьте внимательны, помните о налогах.

С любовью,
КРОССЧЕК

Еще
Made on
Tilda